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教頭・副校長のための時間が増える! 仕事のワザ[第2回]同じ業務は一気にまとめて行う

NEW学校マネジメント

2021.10.20

教頭・副校長のための時間が増える! 仕事のワザ
[第2回]同じ業務は一気にまとめて行う

岐阜聖徳学園大学教授 
玉置 崇

『新教育ライブラリ Premier II』Vol.2 2021年6月

 今回は、同じ業務を定期的にするのであれば、一気にまとめて行うと効率的になるワザをお伝えします。

PTA役員や区長への定期文書作業は一気に行う

 デジタル化が進んだと言っても、PTA役員や区長への文書をメールなどの電子手段で発送している学校は、それほど多くないでしょう。ともすると、毎月、封筒に宛名を書き、文書を同封して発送しておられるのではないでしょうか。封筒準備は単純な作業ですが、時間がかかるものです。致し方ないと諦めている方がおられないでしょうか。

 私は毎月、封筒準備をするのは無駄だと考え、1年間分の封筒(表書き)準備を一気にまとめて行っていました。年間で発送する文書の数を算出して、その数に合わせて宛名を書いた封筒を作成したのです。発送する相手もほぼ同じでしたから、PTA役員・区長の封筒発送セットを作っておきました。発送文書ができたら、そのセットの封筒に順に文書を入れれば完成です。

 前教頭から引き継いだときには、一つの封筒を1年間にわたって活用し、発送日を教頭が記入し、受け取り側は受領日を書いて、教頭にその封筒を戻すようにしておられました。「封筒は確実に戻ってきますか?」と尋ねたところ、それは難しく、新たに封筒を作成することが多いと聞き、上述のようにしました。

 私の方法は単純で効率的ですので、お勧めします。もっとも、「GIGAスクール構想」を具現化すべき時代ですから、早期にデジタル化すべき業務だと思っています。

定番の教職員への連絡は電子掲示板機能を活用する

 教職員への連絡はどうされているでしょうか。校務支援システムがかなり普及してきましたので、電子掲示板機能を活用されておられる方もあることでしょう。しかし、電子掲示板のよさを十分活用されていない場合もあるようです。

 一般的な電子掲示板では、掲示開始日や終了日の指定は制限なくできるはずです。この機能をフルに使い、年間にわたって定期的に連絡する事項は、その内容が確定したら、すぐに掲示板に入力しておきます。

 例えば、月に1回、教職員とPTAが通学路に立ち、登校指導をする当番業務がありました。教職員にとって当番になる日は、年間に一度きりです。4月には年間の当番割り当てが決まりますので、自分の当番日を覚えておけばいいのですが、忘れてしまう教職員も少なくありません。そこで、教頭である私は、明朝の当番となる教職員に、「明日は当番日で、PTAさんと登校指導ですので、どうぞよろしく。勤務時間の振り替えをしてくださいよ」と、声をかける必要がありました。

 ところが、自分がこの声かけ確認を忘れてしまい、前夜に当番の教職員に電話をかけて確認しなければならないことがありました。そこで気づいたのです。

 例えば6月15日が登校指導日であれば、電子掲示板に当番日の二日前の6月13日に「あさっては○先生がA地点、□先生がB地点、△先生がC地点での登校指導日です。どうぞよろしくお願いします」と表示されるように設定しておくのです。年間計画にしたがって、こうした内容を来年の3月まで一気に入力しておきます。

 入力さえしておけば、自分が忘れてしまっても、設定した日に電子掲示板に表示されます。掲示板の予約機能を使っていることに気づかない教員から「教頭先生は、絶対に連絡を忘れることはありませんね」と感心されてしまったことがありました。「実はこのようにしているんだよ」と種明かしをしたところ、再び、感心されてしまいました。

 登校指導日の翌日には、「○先生、□先生、△先生、登校指導をありがとうございました。掲示板に簡単な報告を書き込んでおいてください。翌月の方の参考となります」と、自動的に表示されるように設定しておきました。これだけのことですが、うっかりミスがなくなりますので、精神的にも楽になります。

教頭の1時間の給与を考えて仕事せよ!

 会社社長に「職員室黒板への記入に時間がけっこうかかるのです」と、偉そうに話したときに、「そのような単純なことに時間をかけてどうするんだ。我が社ではアルバイトの仕事だ。教頭としての給与に見合った仕事をしているのか!」と言われたことがあります。それからは、単純業務は短時間で極力済まそうといろいろと工夫しました。今回紹介したのは、その中の一つです。

 

 

Profile
玉置 崇 たまおき・たかし
 1956年生まれ。愛知県公立小中学校教諭、愛知教育大学附属名古屋中学校教官、教頭、校長、愛知県教育委員会主査、教育事務所長などを経験。文部科学省「統合型校務支援システム導入実証研究事業委員長」「新時代の学びにおける先端技術導入実証事業委員」などを歴任。「学校経営」「ミドルリーダー」「授業づくり」などの講演多数。著書:『先生と先生を目指す人の最強バイブルまるごと教師論』(EDUCOM・2020年)、『先生のための話し方の技術』(明治図書・2021年)など多数。

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