相手を動かす話し方
第12回　仕事の効率が悪い同僚へのアドバイス

（月刊『ガバナンス』2009年3月号）

アドバイスを求めるよう仕向ける

　まずはじめに、「効率的に仕事をするには…」などと、いきなり大上段に構えてアドバイスをしてはいけない。もし、そんなふうに話しかけると、親切の押し売りになってしまうことがよくあるからだ。

　その結果、相手に「そんなことぐらい、わかっているよ」とか、「そうは言うものの、現実にはできるわけがないよ」などと拒否されたり、「いいよ、ほっといてよ！」などと言われてしまうかもしれない。

　このように人に何かアドバイスしようとするとき、たとえ本人のためによかれと思っていても、相手に大きなお世話だと受け取られてしまっては何にもならない。

　相手の状況を注意深く観察し、会話の中で本人からアドバイスを求めるように仕向けることだ。たとえば、「最近、残業が多いようだね。この時期は仕事量が多いの？」とか、「遅く帰ると家族の人も心配しているんじゃないか」などと、相手の状況について投げかけてみる。そうすれば、「ちょっと仕事がたまっていてね」とか、「なかなか、家族と過ごす時間がなくてね」などという答えが返ってくる。

　このようなちょっとした会話でウォーミング・アップしながら、やりとりを続けていくと、本人が「なかなか効率よく仕事ができなくて…」とか、「丁寧にやろうと思うと時間がかかって…」などと言い始めるだろう。

　しかし、そこで、「効率的に仕事をする方法はだね…」などと、押しつけがましく言ってはいけない。あくまでも、本人の口から「どうすれば効率的に片付けられるんだろうか」とか、「キミはどうやっているの？」などと、アドバイスを求めてくるまで待つ方がいい。

　そして、もし「どうすれば効率的に仕事ができるのか？」とアドバイスを求めてきたら、「まず、１日の仕事の予定を書き出して…」と始めるのではなく、「朝、出勤したら最初に何をしているの？」と現状を把握することからスタートする。そうでないと、何をアドバイスしていいかわからないはずだ。それに、間違ったアドバイスをしてしまうこともあり得る。

1日の予定を書き出す

　相手の状況を知らずに「こうした方がいい」とか、「ああした方がいい」などと言うと、それこそ間違ったアドバイスになる。

　どのように予定を立てているか、どのように仕事のステップを組み立てているか、どのように仕事の優先度を決めているかなど、いくつかの質問をして、相手の話を引き出していこう。そうすれば、ピンポイントでアドバイスをしてあげることができる。

　たとえば、相手が、「出勤したら、とにかく、急ぎの仕事に手をつけている」状況であれば、１日の仕事を書き出すようアドバイスすることができる。あるいは、「目の前の仕事から片付けている」状況であれば、優先度と重要度を決めるようアドバイスすることができる。

　そのとき、「それじゃだめだよ。１日の予定を予定表に書き出さなきゃ」とか、「優先度と重要度を決めなければダメだ」などと言うと、相手は叱られているようで心を閉ざしてしまうかもしれない。

「そうか、急ぎの仕事はやってしまわないとダメだよね。でも、それに時間がかかってしまうと、その後はどうなるんだろう」と、いったん相手の話を肯定的に受け入れて、そして、問題があれば、再度、投げかけてみる。

　そうすると、「そうだ、時間がかかって、他の仕事がほったらかしになるかもしれない」と答えが返ってくる。

　このように、何が効率的な仕事を阻害しているのかがわかれば、適切なアドバイスをしてあげられる。そこで、「そうだね。じゃ、朝、出勤してきたら、最初に１日の予定を書き出したらどうだろうか」と提案しよう。

　アドバイスは、あくまでも提案であって、「予定を書き出すこと」などと命令口調ではいけない。アドバイスを受け入れるかどうかは、最終的に本人の問題であって強制するものではない。

行動レベルの予定を立てる

　相手が、「なるほど、１日の予定を書き出して、そうそう、優先度を決めればいいんだ」と言えば、アドバイスは成功だ。

　できれば、「今日の予定を書き出してみようか」と言って、実際に目の前でやらせるのがベストだ。よいとわかっていても、実際に行動するとできないことも多々ある。もし、やってみて行き詰まれば、そこで具体的な問題解決のアドバイスをすることができる。

　鈴木君に限らず、多くの人は、「予定を立てて行動する」という当たり前のことを忘れている。どうしても、目の前の仕事をこなすことに精一杯になってしまうからだ。

　それに、抽象的な表現で予定を立てて満足してしまうことも多い。予定を抽象的に表現すると、何から手をつけていいのかわからない。その結果、予定を見ただけで横にやったり、後回しにしたりする。たとえば、予定表に「企画書作成」とか、「報告書作成」などと書いても、それを見たとき、具体的な行動がイメージできない。

　そこで、予定は行動レベルまで細かく分解して書き出すことだ。たとえば、「企画書作成」であれば、最初に手をつけるときは、「企画のアウトラインを検討する」とか、仕上げのときは「企画書をチェックし必要部数を印刷する」などと、スモール・ステップ化しアクションまで落とし込むことが必要だ。

　もし、鈴木君が抽象的な表現で予定を書き込んでいるなら、「予定表に『報告書の作成』と記入するだけで、これを見たとき、何をどうすればいいかイメージできるかい？」と尋ねてみよう。そして、行動レベルの予定を考えさせ、それを予定表に書かせるといい。さらに、所要時間を見積もることをアドバイスするといいだろう。

　具体的な行動レベルの予定を立て、それを完了するのに必要な時間を見積もれば、仕事を効率的に進めることができる。

著者プロフィール

八幡 紕芦史（やはた　ひろし）

経営戦略コンサルタント
アクセス・ビジネス・コンサルティング（株）代表取締役、ＮＰＯ法人国際プレゼンテーション協会理事長、一般社団法人プレゼンテーション検定協会代表理事。大学卒業とともに社会人教育の為の教育機関を設立。企業・団体における人材育成、大学での教鞭を経て現職。顧問先企業では、変革実現へ、経営者やマネジメント層に支援・指導・助言を行う。日本におけるプレゼンテーションの先駆者。著書に『パーフェクト・プレゼンテーション』『自分の考えをしっかり伝える技術』『脱しくじりプレゼン』ほか多数。