東西南北デジデジ日記 vol.26 今週の担当:【西】多田功

地方自治

2022.04.07

東西南北のそれぞれで奮闘する現役自治体職員と元自治体職員4名によるリレー日記。タイトルに冠しているとおり、テーマはデジタルなれど、小難しいこと抜きに、多彩な切り口で「自治体×デジタル」を考えてみよう、な日記です。人事異動に関係するこんなところから、DXって他人ごとじゃなく身近な見直しなのだなと感じます。

―――――2022年4月7日 Thu.―――――――

 

新年度が始まりました

令和4年度がいよいよ始まりましたが、皆さん人事異動はありましたか。

日本のあちこちでDXを推進するといった新組織が作られたようですが、この連載「東西南北デジデジ日記」を読まれている方々の皆さんの中には令和4年度よりそういった組織に配属された方もきっと多いことでしょう。

こちらの「東西南北デジデジ日記」では人事異動はなかったようですので、今年度も引き続きよろしくお願いします。

 

人事異動と転機

4月から新たな組織でのお仕事を始められた方もおられると思います。

SNSの投稿などで「自治体の方って、『人事異動がありました』『同じ職場で○○年目を迎えました』ってよく書かれますね」といった内容をよく見かけますが、これって自治体職員あるあるなんでしょうか。

自治体職員にとって人事異動はそれぐらい大きなイベントなんでしょう。
財政部門にいたのにいきなり福祉部門に異動、と全くジャンルの異なる仕事をすることもありますから、ある意味転職に近いのかもしれませんね。

僕自身、今年で勤続25年目の節目の年を迎えました。
これまでに地域振興部門、人事部門、市民部門、情報部門、企画部門と異動してきましたが、振り返ってみればそれぞれの職場においていろんな経験をさせていただいたからこそ今の自分があると思っています。

人事異動においては、千葉さん(vol.25)がおっしゃられる「配属ガチャ」なところはありますが、置かれたポジションで地道に精一杯やることで、自分自身の転機を作ることができるのではないでしょうか。

 

人事異動とデータ

前回vol.25の千葉さんの振りに合わせて、人事異動遍歴について触れようかと思ったのですが、せっかくのタイミングですので、今回は人事異動をデータの視点で考えてみたいと思います。

まず、人事異動が発生するときにどういった情報がやり取りされるのでしょうか。

新規採用職員であれば、氏名・住所・生年月日・性別の4情報に加え、給与を支払うためにマイナンバーや振込口座情報、年金情報、家族情報、通勤情報などを提出する必要があります。
すでに勤務している職員の場合、勤務先が変わるのであれば通勤情報、家族の異動などがあれば家族情報などを提出する必要があります。
年度末に退職された職員がいたのであれば、当然表示されないようにする、システムへアクセスできなくするなどの作業が発生します。

当然ながら、それを様々なシステムに反映させないことには業務ができません。
人事部門、情報部門の皆さんは年度末にそういった作業を遅くまでやってこられ、年度が変わったことでようやく一段落ついたのではないでしょうか。給与支払部門の方は手当の認定作業などが始まりますからこれからがピークでしょうか。

 

組織情報とデータ

異動先を考えるのであれば、冒頭に書いたような、DXを推進するといった新組織の情報の作成、もちろん新組織に紐づく予算情報も必要ですよね。
でなければ予算執行ができませんし、人事異動の観点からすれば、組織情報がなければ、人事異動なんてできません。
組織情報も単なる名称だけでなくコード化されていることで、並べ替えしやすくなります。
また、組織のコードは上位組織、下位組織の紐付けがなされていると、非常に使い勝手がよくなります。

もちろん、組織情報には新設された組織なのか、以前からあった組織なのか、どこかと統合された組織なのか、といった履歴が必要だったりします。
となると、組織の開始日、終了日なんてデータも管理する必要があるかもしれません。

それは、どんな構造で管理されるべきでしょうか。

 

ひょっとしたら

職場には同姓同名の方がいるかもしれません。

その場合、職員に紐づく職員番号が管理されてなければ正しく情報が管理できなくなります。
人事情報システムなどにおいて、氏名が姓と名と分かれているなどすると、結合しなければメールシステムや他のシステムとの連携ができないかもしれません。
そのとき、姓と名の間にスペースを入れるでしょうか。入れるならば、全角スペースでしょうか半角スペースでしょうか。
それを手作業でやっているとしたら…。

また、人事異動の内示情報、辞令書、組織図といった組織管理上必要な情報、パソコンへのログイン情報、メールシステム(グループウェア)、財務システム、勤怠管理システム、文書管理システムといった実務上必要な情報、住民情報システムなど市民サービスを提供するためのシステムへのアクセス権限といった情報をしっかりと管理しないと不正ログインが発生します。

もしかすると、所属名入りの名札を人事異動の内示を見ながら手で作られている方がおられるかもしれません。
名前や肩書を打ち間違えたりすると大変失礼なことになるかもしれません。ヒヤヒヤものです。

元となるデータがしっかり管理できてなければ、当然ながら膨大な作業が発生することとなります。
人事部門に提出している情報は、果たしてデータ化されているのでしょうか。
そもそも紙での提出が基本となっていたりしないでしょうか。
「元データはどこにあるのか」、DXのヒントはひょっとしたらそういったところに潜んでいるのかもしれませんね。

それではまた来週。デジデジ!

 

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千葉大右・多田 功・山形巧哉・今村 寛

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