信金の取扱拡大で加速する自治体会計業務のDX化

市町村シェア約３割を誇る公共料金明細事前通知サービス「公振くん」。いまや自治体会計業務に欠かせないツールの一つとして認知が全国に広がっている。そうした中、桐生市出納室が挑んだのは、地銀から地元信用金庫への指定金融機関変更に伴う公振くんのサービス移行だった。サービス移行は全国自治体でも初めてのケースだったが、関係者すべてによかったと振り返る同室の皆さんを訪ねた。

（左から）桐生信用金庫の内山卓さん、桐生市出納室の桒原好美・室長補佐、
秋山あかねさん、助川登志子・会計管理者、中曽根加菜子さん、金子瑞穂・室長補佐、
NTTDBSの塩谷加奈子さん、谷川翔平さん。

――桐生市出納室の概要と現況をお教えください。

金子　出納室では、庁内の伝票の確認や現金の出納及び保管、支払い、小切手の振出し、有価証券の出納及び保管など歳入・歳出に関する事務を会計管理者含む11人の職員で処理しており、年間の公振くん処理件数は約5000件に上ります。業務は年度末の支払いが多い3月から出納閉鎖期間となる４〜５月にかけて伝票処理が集中するため繁忙期となります。そこで、支払内容を類型化して仕分けし、出納係にも審査を手伝ってもらいながら迅速に伝送処理までこなせるよう、工夫しています。

――NTTデータビリングサービス（NTTDBS）社の公振くんを導入したプロセスをお聞かせください。

金子　公振くんは電気や電話など公共料金の支払いを口座振替にして、その引落データを事前に入手できるサービスです。会計事務担当にとっては口座振替前に事前承認が可能になり、財務会計システムとの連動で支払入力作業が軽減されるなど、事務効率化が顕著だといえます。

　桐生市の導入決定は令和３年度でしたが、当初は苦労があったと前任者から聞きました。当時の指定金融機関は地銀で、準備にあたっては前年８月から基本データの作成に入っています。ただ、事業者宛ての依頼書提出の際にデータのアンマッチが発覚したり、請求処理時に財務会計システムへのデータ等の変更連絡の不徹底からマッチングがエラーになったりと、運用開始から数か月間は問題発生の都度、確認・修正することが多かったそうです。

――その後に指定金融機関の変更がありました。

金子　令和６年４月１日に桐生市の指定金融機関が地銀から桐生信用金庫に変更されることが前年９月に決定しました。すでに公振くんの有効性はわかっていて継続は決まっていましたから、移行前から桐生信金との調整を始め、併せてサービス移行についても10月から本格的に関係機関との打ち合わせをスタートさせました。

　地銀から信金へのシステムの入れ替えはありましたが、データ移行はNTTDBS社と桐生信金のサポートで問題なく行うことができました。事前に移行テストを行ったため、財務会計システム自体の改修は特に必要ありませんでした。

　12月には桐生信金、NTTDBS社とオンラインでスケジュールや移行後のネットワーク連携・運用方法の確認、費用等の打合せを行い、令和６年３月には新旧指定金融機関を含めた四者の打ち合わせでデータ移行や契約関係等の最終確認をしました。指定金融機関の変更は予定どおり実施できましたが、サービスは当初、並行運用し、口座振替依頼書の提出や財務会計システムとの連携テスト等を行ったうえで７月１日に完全移行できました。

桒原　公振くんと財務会計システムのマッチングデータの確認作業には時間を費やしましたが、新旧指定金やNTTDBS社のサポートが盤石だったこともスムーズな移行の要因として大きかったと思います。

桐生市出納室の助川登志子・会計管理者。

――現在の公振くんの運用状況は。

金子　使い方を覚えれば簡単なので、現在は２人で運用しています。費目は８種類あり、東京電力電気料、NHKテレビ受信料、NTT一般回線と専用回線、NTTドコモ、NTTドコモビジネス、KDDI等の全庁的な料金支払いを実施しています。運用実績も好調なため、令和８年度からは水道料金を追加する予定です。

――サービス移行後の公振くんの効果をどう感じていますか。

金子　移行前は、ほぼ毎日14時過ぎに公振くんのデータ確認作業があったため、時間に縛られる煩わしさがありました。しかし、桐生信金に変更するタイミングで、引落日を五十日（ごとうび）に集約したことでほぼ毎日行っていた確認作業とデータの取り込みの労力が半分以下になりました。審査が楽になったことも含め、公振くんによって大量の納付書払いがなくなり、各課は伝票を切らなくて済むこと、ペーパーレスになることで負担が非常に軽くなったことを実感しています。

中曽根　私はこの4月からの担当で現在の状態しか知りませんが、使い勝手がすごくいいサービスだなと感じますし、これが当たり前という感覚で使っています。

秋山　私は出納室3年目で日々伝票の審査をしていますが、導入前には担当課のケアレスミスもしばしばあって時間がかかっていました。しかし公振くん導入後は作業が自動化されて事務がスムーズになったと実感しています。

助川会計管理者　年度当初に款項目が変更になる際等もNTTDBS社に手厚くサポートしていただいていますし、あらかじめ支払通知が来るのでミスが減少しています。また、出納室だけでなく各担当課でも労働時間短縮につながっていて、働きやすい職場づくりに貢献してくれていると高く評価しています。

――全国自治体の会計管理者、会計事務担当者にメッセージを。

金子　導入時はデータの確認作業等にそれなりの労力が必要ですが、軌道に乗れば公振くんは会計業務にとって画期的なサービスといえます。また、NTTDBS社のサポート体制が整っており、困った際は電話やメールで的確に指示を出してもらえて大変心強かったです。まさに「担当課によし、出納室によし、指定金によし」という、DX時代に三方よしの業務改善サービスだと思います。

実現した公振くんの信金取扱いと汎用化

桐生信用金庫デジタル推進部
内山卓部長代理

㈱NTTデータビリングサービス
谷川翔平さん

──貴金庫ではサービス開始にあたってどう準備や調整をしましたか。

内山　当初、当金庫が作成した口座振替データは、一部データの不足によりサービス提供の要件を満たせない状況でした。そこでしんきん共同センターに必要なデータを抽出できるツール開発の協力を依頼したところ、内部API連携を利用したツールを作成いただけることになり、完成後はNTTDBS社へ提供可能なデータが作成できるようになりました。また、当金庫は自治体が使う伝送サービスの利用も初めてでしたので、そのサーバと後方事務支援システム等の専用機器の調達、専用回線の準備には時間を要しましたが、同社に何度も接続テストのご協力をいただけたことでサービスの提供開始に間に合いました。もっとも、桐生市はすでに別の金融機関で本サービスを利用中でしたから、切替時期変更の調整は大変でした。そのため桐生市には約3か月間、従来の金融機関と当金庫の併用によって請求データにチェックミスが出ないように運用していただきました。

　サービス提供後も何度か修正事案が発生しましたが、その都度、桐生市やNTTDBS社に相談して解決し、今では当金庫の事務フローも安定しており、毎日の運用も支障なく進められています。

谷川　今回当社が意識したのは、口座振替の現状が金融機関の変更によって納付書時代に戻らないようにすることでした。ですから切替準備には様々な点を事前に調査して、口座振替のスムーズな移行と、併せてこのタイミングで引落回数をまとめることを提案し、職員の皆さんの省力化を目指しました。

──今後、他の信金は貴金庫の経験やツールを生かせますか。

内山　すでに他の信金にも自治体から公振くんの利用リクエストがあるようで、当金庫も相談を受けたことがあります。「信金では対応できません」と回答されるケースもあるようですが、しんきん共同センターの加盟金庫なら今回開発いただいたツールも利用できるため、導入に不明な点などは当金庫にご相談いただければと思います。

谷川　現在、公振くんは全国の約３割の市町村にご利用いただいています。今回、新たに桐生市で信用金庫さんとのコラボによるサービス提供体制を実現できたことで、ツールが汎用的に活用いただけるようになりました。弊社は導入から維持管理にいたるきめ細かいフォローアップ体制も充実させていますので、ぜひ活用に向けたご検討をお願いいたします。

▼公共料金支払事務の手間を軽減するためのサービス「公振くん」紹介ページ
https://www.nttdatabs.co.jp/koufuri/



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