【特別企画】「電子書棚」 サービス(購読者無料)の利活用で業務の効率化を実現

NEW地方自治

2020.05.01

(*画面トップの写真はイメージです)

【特別企画】「電子書棚」 サービス(購読者無料)の利活用で業務の効率化を実現

全国の自治体の約2万の部署で導入されている「電子書棚」。紙媒体にプラスして、加除式コンテンツを電子版で閲覧できる購読者向け無料サービスです。東京都目黒区総務部総務課の法務担当係長(2020年3月現在)の川﨑裕貴氏に、具体的な活用事例について話を伺いました。

月刊「ガバナンス」2020年5月号

他部署からの法律相談や、事故処理の際の事例収集に

――担当業務のうち、どういった場面でサービスを利用されることが多いのですか?
 サービスを導入して1年近くになりますが、主に、事故処理に関連する事項に対して事例を調べる際、また庁内からの法律相談があったときなど、2日に1回くらいの頻度で利用しています。課内では法務担当と法制執務担当それぞれの業務で、年齢層に関係なく利用しています。操作も簡単で、すごく便利ですね。加除式図書への付加サービスで無料だったので、案内があってすぐに使わせてもらおうと思いました。
 サービス導入前は、例えば、地方自治法の関係で困ったことがあった際にはそれに関する本を見て調べていたのですが、「電子書棚」を利用するようになってからは、従前より調べる時間が短縮されたと感じています。紙の本ではなかなか見つからなかったものが、自分で探していた本の目次体系以外の場所から見つかったことがあり、サービス利用による新しい発見もありました。

利用シーンに応じて「紙も電子も」

紙の本で目次体系を見て、電子でも調べて調査時間の短縮に
――紙と電子を組み合わせての利用法があれば、お聞かせください。
 本(書庫)がフロアのすぐ近くにあるので、まず本の目次体系で調べてみて、それでも見つからないときはキーワードで検索するという利用の仕方をしています。目次体系を見た上でさらにプラスで中身も見たいと思った場合についても同様ですね。紙と併用している理由は、目次体系でパッと通覧した方が全体を把握できるという利点があるからです。
 よく使う本は『地方財務実務提要』と『行政手続法』です。『地方財務実務提要』は、様々な形態の事故が起こったときに対応する際、議決や専決事項、損害賠償額の決定、和解の考え方など、事例が充実しています。『行政手続法』は、申請行為等の考え方、行政指導の考え方が多数載っていて役立ちます。
 調べものをする際には、最初のほんの入り口としてインターネットで掲載されているもの(法務関係者のブログ、ホームページなど)で似たような事例を参照する場合もあります。
 しかし、それはあくまで参考として見るだけのこと。鵜呑みにせず、信頼できる情報を国のホームページの情報や「電子書棚」を使って確認するという運用をしています。

▲専用URLをクリックすると、そのまま電子書棚トップ画面にログイン

▲書籍一覧ページ 必要な情報をいつでも、直ぐに取り出せる机の上の「図書室」

信頼の加除式コンテンツに「スピード」 と 「検索性」 をプラス

所管部署からの照会への根拠資料として活用
――どの機能をよくお使いになりますか?
 キーワード検索はもちろんですが、印刷機能は便利に使わせていただいています。
 所管部署からの問合せで、該当部分を印刷して持参したり、自分で調べたメモに根拠資料として添付したり、と活用しています。従前は加除式の本の綴じ紐をはずしてコピーしていたのですが、直接印刷できることになって、とても便利になったという印象です。庁内の情報交換にチャットを利用しているのですが、そこでの照会対応にも参照データとして添付ファイルで送っています。
 また、印刷の際に本の書名も同時に印刷されるのもありがたいですね。印刷した資料がどの本に掲載されているのか、何ページに載っているのかが一目瞭然です。

信頼できる情報を使った、全庁でのサービス利用に期待
――今後のサービス内容で期待することがあればお聞かせください。
 「電子書棚」は、現在は本を購読している部署でのサービス利用となっていると聞いています。本の内容によっては全庁でも見られるようなケースにも対応できるサービスだといいですね。特に地方自治法と行政手続法の関係の本は、どの部署でも見ると思いますので。
 今までの運用の中での少数意見ですが、照会のあった他の部署の人が「電子書棚」で直接中身を見てみたいというケースがありました。また、人事異動があって、異動先で見られなくなってしまうのも残念です。
 今後も専門性が求められる業務において困りごとに対応する機会があるかと思いますので、信頼性のある情報を常にそばに置いて業務が遂行できればと思っています。

――ありがとうございました。今後もサービス向上に努めてまいります。

電子書棚サービス利用について

電子書棚の3大メリット

①業務効率アップ
  スピード検索で、必要な情報を直ぐに取り出せる
②資料作成に利用
  印刷時には出典が記載されるため、そのまま資料として利用
③簡単利用
  専用URL をクリックするだけ。ログイン時のID・PW は不要

動作環境

 ◆インターネット常時接続(LGWAN 環境にも対応)
 ◆ 特別なソフトウエアのインストールは不要
 インターネットブラウザで閲覧
 ◆テレワーク対応も可能

〇サービスに関するお問い合わせ

自治体向け「電子書棚」の詳しい資料はこちら

 上記、PDFファイル(約1.8MB)がダウンロードできます。

株式会社 ぎょうせい 電子書棚サポート係

 お問い合わせ先https://krs.bz/gyosei/m/shodana_inquiry

この記事をシェアする

自治体経営のエッセンスが凝縮!先進事例の情報収集に役立つ

お役立ち

月刊 ガバナンス(定期購読)

2020年4月 発売

本書のご予約はコチラ

すぐに役立つコンテンツ満載!

地方自治、行政、教育など、
分野ごとに厳選情報を配信。

無料のメルマガ会員募集中

関連記事

すぐに役立つコンテンツ満載!

地方自治、行政、教育など、
分野ごとに厳選情報を配信。

無料のメルマガ会員募集中

  • facebook